Plus de 5200 utilisateurs actifs sur Workday en France

Workday est un éditeur de logiciel pour les entreprises (on parle d’ERP pour « Entreprise Ressource Planning »). Fondé en 2005 (la même année que moOngy) aux Etats-Unis, c’est une solution 100% Cloud qui représente aujourd’hui un des leaders du marché.

Grâce à une présence dans le monde entier et une offre complète, Workday compte parmi ses clients de nombreuses entreprises technologiques en forte croissance comme Doctolib, Critéo, Accenture et Umanis, ainsi que des grands comptes industriels, qui sont aussi nos clients, comme Michelin, Airbus, RATP et Renault.

C’est une plateforme moderne et modulable qui offre aux utilisateurs une expérience simple et intuitive, sur ordinateur comme sur mobile, pour la gestion au quotidien des tâches administratives, RH et business.

Le déploiement d’une solution comme Workday s’est imposé au Groupe à mesure que sa croissance augmentait. Il est indispensable pour nous aujourd’hui de proposer à nos salariés un outil unique et facile d’utilisation, dans lequel ils peuvent gérer l’ensemble de leurs démarches administratives ou métiers en temps réel.

Ce sont au total 4 grands facteurs métiers qui ont poussé le Groupe à se lancer dans cet ambitieux projet de transformation :

1. Disposer d’un outil moderne et évolutif permettant d’accompagner la croissance du Groupe et son développement international.
2. Structurer les processus du Groupe, notamment sur le plan du contrôle interne et de la sécurité des données.
3. Digitaliser, harmoniser et optimiser nos processus.
4. Disposer d’un outil pour mieux piloter le business, en temps réel, à tous les niveaux de l’organisation (depuis le niveau le plus fin d’un manager, jusqu’au niveau de la Direction Générale du Groupe).

Après une étude de marché, le Groupe moOngy a finalement choisi Workday pour outiller (presque) tous ses processus et disposer d’une plateforme unique sur les 4 domaines métiers suivants :

• Les ressources humaines et la paie
• La gestion de projets et la facturation des clients
• La finance et la comptabilité
• Les achats

Ce qui fait la richesse (et la complexité) de notre approche, c’est le choix que nous avons fait de déployer l’ensemble des modules de la suite Workday, qui sont tous liés et interdépendants, à chaque Go Live d’une de nos entités.  Chaque déploiement représente donc un « big bang » pour nos entités qui utilisent, dès le lancement de l’outil, l’ensemble des modules.

La deuxième particularité de ce déploiement vient de la structure cellulaire du Groupe moOngy. Chaque société est autonome et indépendante, ce qui se traduit par des processus et des manières de travailler différents entre les sociétés. L’enjeu majeur de ce déploiement a donc été de réussir à implémenter un outil et des processus qui s’adaptent au fonctionnement et aux besoins de chaque société, tout en conservant une cohérence d’ensemble.

Cet objectif nous a demandé de mettre en place une réelle stratégie de conduite du changement, afin d’accompagner au mieux nos salariés dans cette transition importante. Nous avons notamment mis en place tout un parcours de formation en physique en amont des phases de lancement ainsi qu’une plateforme de formation en ligne interne dédiée à l’outil.

Le projet Workday a été l’opportunité pour le Groupe de développer et faire monter en compétences une équipe jeune et très engagée. Nous sommes aujourd’hui une équipe de 7 personnes, répartis entre Paris, Aix-en-Provence, Strasbourg et Lisbonne, avec des profils assez différents. Nous sommes également soutenus au quotidien par des référents métiers (Informatique, Comptable, Communication, Contrôle Interne, Finance, etc.) qui nous accompagnent tout au long du projet.

La création de cette équipe nous a permis d’offrir à certains salariés, auparavant Gestionnaire administratif ou consultant, des opportunités de reconversion et d’évolution pour nous rejoindre sur des postes de Gestion de projet par exemple.

Nous sommes également fiers d’avoir pu capitaliser sur l’expertise acquise autour de Mulesoft (outil de gestion des intégrations API entre différentes applications) pour développer une offre dédiée portée par moOngy Digital Lab.

Le passage au 1er janvier 2023 des sociétés agap2, agap2IT, Ingeva, Map Technologies et Kalisoft sur Workday marque la fin de 2 années de déploiement durant lesquelles les 12 sociétés françaises du Groupe moOngy ont basculé à 100% sur ce nouvel ERP. C’est une étape très importante pour le projet puisqu’aujourd’hui ce sont plus de 5 200 salariés qui utilisent la plateforme tous les jours pour gérer leurs activités.

Cela nous permet ainsi de disposer sur la France, qui est le 1er pays du Groupe, d’un outil commun et de processus uniformisés, avec une consolidation en temps réel des données sur l’ensemble des sociétés et des processus.

Nous allons prendre le temps nécessaire sur le début de 2023 pour stabiliser la plateforme après la très forte croissance de ces 2 dernières années et accompagner les nouveaux utilisateurs. L’ambition initiale du projet était de disposer d’une solution unique pour l’ensemble du Groupe, dans tous les pays. Elle est toujours d’actualité et d’autant plus pertinente et atteignable maintenant que nous avons le retour d’expérience de la France. La prochaine étape naturelle est donc le déploiement dans les 13 autres pays dans lesquels le Groupe est présent en Europe et Afrique du Nord.